Pengarsipan adalah proses menyiapkan file yang, dalam bentuk terkompresi tetapi teratur, berisi informasi komputer - data, dokumen, kode program kontrol, dll. Operasi ini dilakukan baik oleh program pengarsipan khusus, atau melalui sistem operasi itu sendiri. Selain itu, banyak aplikasi memiliki fungsionalitas pengarsipan bawaan untuk file dan basis data tambahan mereka sendiri.
Sistem operasi komputer dikonfigurasi secara default untuk secara berkala membuat salinan cadangan dari file yang paling penting untuk memiliki asuransi terhadap kegagalannya sendiri atau manifestasi dari cacat serius apa pun dalam pekerjaan perangkat keras komputer - misalnya, salah satu hard drive. Cadangan semacam itu dapat dikonfigurasi sesuai keinginan Anda - untuk ini di versi terbaru Windows ada komponen yang disebut "Pusat Pencadangan dan Pemulihan". Dengan bantuannya, Anda dapat mengatur frekuensi pengarsipan, memilih file, salinan yang benar-benar layak disimpan, menentukan berapa lama arsip tertua harus disimpan, dan mengatur parameter lainnya. Prosedur itu sendiri, sebagai suatu peraturan, memakan waktu dari beberapa menit hingga satu jam, tetapi itu terjadi di "latar belakang", yaitu, di komputer selama ini Anda dapat terus bekerja dengan aplikasi lain.
Pengarsipan, yang dilakukan menggunakan program khusus (misalnya, WinZIP, WinRAR, 7-ZIP), sering digunakan untuk tujuan lain. Jika hasil dari tindakan sistem operasi di atas adalah membuat salinan cadangan file jika terjadi pemulihan darurat, maka pengarsip ini dirancang untuk menyiapkan file untuk mentransfernya melalui jaringan komputer atau memindahkannya ke media yang dapat dipindahkan. Misalnya, saat mengirim lampiran melalui email, lampiran pertama diunggah ke server email pengirim, kemudian ditransfer ke server penerima, dan kemudian diunduh ke komputer penerima. Masing-masing tahapan ini terjadi semakin cepat, semakin kecil ukuran file yang ditransfer, dan waktu atau volume keduanya (yang pertama dan terakhir) juga dibayar dari kantong penerima dan pengirim. Oleh karena itu, baik penerima maupun pengirim, dan layanan email tertarik untuk mengurangi volume file yang ditransfer, yang dimaksudkan untuk program pengarsipan.
