Pertanyaan tentang perlunya membuat arsip elektronik di perusahaan menjadi semakin mendesak. Dan ini bukan kebetulan, karena pengenalan teknologi informasi baru tidak hanya memastikan keamanan dan keandalan dokumen, tetapi juga mengurangi waktu pencarian mereka, dan juga memungkinkan, jika perlu, beberapa karyawan mengakses data yang sama sekaligus.
instruksi
Langkah 1
Pembuatan arsip dokumen elektronik meliputi beberapa tahapan. Awalnya, beli dan instal perangkat lunak berlisensi pada peralatan komputer perusahaan.
Langkah 2
Persiapkan dokumen, yaitu menata, mengidentifikasinya sesuai dengan struktur peredaran dokumen yang ada di organisasi Anda. Secara khusus, pada tahap ini, mereka perlu didaftarkan, diurutkan berdasarkan umur simpan, dan staples dan staples dikeluarkan dari lembaran yang tidak dijahit.
Langkah 3
Langkah selanjutnya adalah mendigitalkan atau memindai dokumen. Itu dilakukan pada peralatan teknis yang mendukung persis jenis dan format dokumen yang digunakan dalam organisasi ini. Pada tahap ini, periksa kualitas reproduksi dokumen, jika perlu, pindai kembali.
Langkah 4
Selanjutnya adalah tahap mengubah (mengubah) dokumen ke dalam format yang memenuhi konsep standar penyimpanan dan produksinya, dan kemudian - tahap pengindeksan, yaitu. "Penugasan" kata kunci untuk setiap dokumen untuk pencarian selanjutnya dari informasi yang diperlukan atau pembuatan database teks lengkap.
Langkah 5
Di akhir pekerjaan membuat arsip elektronik, atur pengaturan (hak akses, hak untuk mengubah dokumen) dan latih personel organisasi.
